Innovatives Betriebskostenmanagement
„Wenn es um die Betriebskosten für den GAG-Bestand geht, sind wir Expertinnen und Experten.“
Abteilungsleiterin Betriebskosten
Die Betriebskostenabteilung gehört zur Hauptabteilung Betriebswirtschaft. Wir erstellen die Nebenkostenabrechnungen ebenso wie Abrechnungen für Mieterstrom, Wärme und Gas. Auch das Zählermanagement liegt in unserer Verantwortung. Für die konsequente Weiterentwicklung unseres Bereichs stehe ich als Abteilungsleiterin im ständigen Austausch mit meinen Kolleginnen und Kollegen und hinterfrage bestehende Prozesse, um sie bei Bedarf gemeinsam im Team zu optimieren. Unser gemeinsamer Anspruch: immer etwas besser werden und aus Herausforderungen neue lösungsorientierte Ideen entwickeln.
Die Arbeit in der Betriebskostenabteilung ist auf jeden Fall sehr abwechslungsreich. Wir kümmern uns z. B. um Mieteranliegen, übernehmen die Abrechnungen und Analysen und beteiligen uns an der kontinuierlichen Verbesserung aller Prozesse. Das bedeutet auch, dass wir immer über die neuesten rechtlichen Entwicklungen informiert bleiben.
In der Vielseitigkeit unserer Aufgaben und Kompetenzen liegt auch unsere große Stärke. Gemeinsam sind wir einerseits dafür verantwortlich, dass die Nebenkostenabrechnungen für den gesamten Bestand der GAG pünktlich und korrekt erstellt werden. Andererseits nutzen wir unser fachliches Know-how, um unseren Arbeitsalltag und unsere Prozesse stetig zu verbessern.
Wer kennt das nicht? Immer wieder fallen einem im Arbeitsalltag Kleinigkeiten auf, bei denen die Optimierungsmöglichkeiten auf der Hand liegen. Nur zur Umsetzung fehlt dann meist die Zeit. Was wäre aber, wenn man Sie selbst als Expertin oder Experte für Ihre Prozesse fragen würde: Was möchten Sie an Ihrem Arbeitsalltag ändern oder was würde Ihre Arbeit erleichtern? Und in unserem Fall: Wie können wir bei der Betriebskostenabrechnung weitere Mehrwerte für unsere Mieterinnen und Mieter schaffen, um bestenfalls noch Kosten zu reduzieren? Aus diesen Überlegungen und Fragestellungen entstand „Beko 2020“.
„Beko 2020“ ist unser abteilungseigenes Projekt zur Verbesserung und vor allem Neuausrichtung ganzer Unternehmensprozesse mit Bezug zu Betriebskostenabrechnungen der GAG. In einer kleineren Projektgruppe wurden dafür zunächst Themen und Optimierungspotenziale definiert. Im Anschluss fanden mit entsprechend zugeordneten Kolleginnen und Kollegen Workshops zu jeder Kostenart, aber auch zu übergreifenden Themen wie bspw. der Frage nach der idealen Software, statt. Dabei konnten die Kolleginnen und Kollegen je nach Interessensschwerpunkten selbst entscheiden, bei welcher Workshopgruppe sie mitarbeiten möchten.
Die Ergebnisse stellte jede Gruppe schließlich der gesamten Abteilung vor. So konnten alle Mitarbeitenden zu den Ergebnissen bzw. Vorschlägen Feedback geben und bei jeder Kostenart und jedem Thema direkt oder indirekt mitarbeiten.
Anfang 2021 haben wir infolge der Projektergebnisse unsere Kostenartenexpertinnen und -experten etabliert. Das bedeutet, dass nun jeder Mitarbeitende als Spezialistin bzw. Spezialist für eine Kostenart (z. B. Schornsteinfeger, Müllentsorgung oder Wärme) verantwortlich ist.
So entwickeln unsere Kolleginnen und Kollegen die entsprechenden Kostenarten weiter und werden selbst zu Betriebskostenmanagerinnen und -managern. Es ist schon ziemlich cool, dass viele von uns bereits „T-shaped“ sind und neben der breiten fachlichen Erfahrung nun auch tiefgreifendes Wissen zu den einzelnen Kostenarten aufbauen.
Darüber hinaus gab es noch weitere Änderungen: Prüfprozesse und Dokumentationen sind jetzt automatisiert. Informationen zu Abrechnungsschritten liegen zentral in einem System, sodass alle Mitarbeitenden auf vereinheitlichte Informationen zentral zurückgreifen. Häufig sieht man mich daher auch mit dem Tablet durch die Flure laufen – wer braucht schon Papier, wenn nahezu alles digital abläuft?!
Dass wir so schnell erste Ergebnisse vorlegen konnten, zeigt das Engagement und den Teamgeist der gesamten Abteilung. Außerdem hatten wir die Chance, uns sehr ausführlich mit den einzelnen Prozessen zu beschäftigen und eine große Akzeptanz für die Neuerungen bei allen Mitarbeitenden zu schaffen. Auch andere Umsetzungen stehen noch bevor und wir arbeiten fleißig weiter an unseren gemeinsam definierten Themen.
Was aber schon heute bleibt, ist ein tolles Projekt, bei dem wir als Team etwas geschaffen haben, von dem wir heute und in Zukunft profitieren.
